L’en-tête d’une lettre d’entreprise, c’est quelque chose dont on ne perçoit pas toujours l’importance. Parce que c’est le plus facile, d’année en année, on reproduit la même mise en page, notamment, quand on doit renouveler le stock du papier à lettre de l’entreprise. Même manque de considération, quand on doit le créer.

On va au plus court et on se contente de peu. Or, l’en-tête d’une lettre d’entreprise dit beaucoup sur elle. Par les informations qu’elle donne explicitement, mais aussi par son style.

Et souvent, c’est ce dernier et l’impression qu’il suscite que retient principalement le destinataire.  Alors comment faire pour réussir l’en-tête d’un lette d’entreprise ?

 

Les trois corps d’une lettre d’entreprise 

L’en-tête d’une lettre d’entreprise ne se conçoit pas isolément du reste de la lettre. De fait, une lettre d’entreprise comprend l’en-tête, proprement dit, la zone de texte et le pied de page. Cette disposition a pour effet de conditionner la taille et le contenu de chacun de ces trois espaces.

 

Les trois corps d'une lettre d'entreprise 
Les trois corps d’une lettre d’entreprise

 

Ainsi, l’en-tête et le pied de page doivent être de taille raisonnable et ne pas empiéter démesurément sur la zone de texte.

Par ailleurs, les informations sur l’entreprise doivent être distribuées de telle façon que celles de nature administrative se trouvent placées en pied de page et celles de nature commerciale dans l’en-tête.

 

Informations administratives et mentions obligatoires

Les informations administratives correspondent notamment aux mentions obligatoires telles que :

  • La forme juridique.
  • Le capital social.
  • L’adresse du siège social.
  • L’identification TVA intracommunautaire.
  • L’enregistrement RCS.
  • Le code APE. 

Ces informations n’ont aucunement besoin de figurer en gros caractères. Raison pour laquelle la police de caractères utilisée doit être bien lisible.  Il n’en va pas de même des informations commerciales. 

 

police de caractères
police de caractères

 

A noter que, bien que de nature commerciale, c’est ici qu’on peut éventuellement placer un QR code donnant accès, par exemple, au site web de l’entreprise.

 

QR code
QR code

 

Les informations commerciales devant figurer dans l’en-tête d’une lettre d’entreprise

L’image de l’entreprise

Bien évidemment, la première de ces informations est la dénomination commerciale de l’entreprise. Elle doit être d’une taille qui la rende particulièrement visible et son design doit avoir été bien étudié. Le mieux est que ce design corresponde précisément aux indications données, quand elle existe, par la charte graphique de l’entreprise

 

L'image de l'entreprise
L’image de l’entreprise

 

A défaut, ce design doit reprendre le style de présentation utilisé par l’entreprise pour ses flyers, ses affiches, ses catalogues, etc. Ce dont il faut bien avoir conscience, c’est que la répétition d’une même image sur des supports différents renforce l’impact de cette image.

A l’inverse, la diversité des images pour signifier la même chose réduit l’effet produit par chacune. Or, une dénomination commerciale figurant dans l’en-tête d’une lettre d’entreprise n’est rien d’autre qu’une image.

 

Les éléments accessoires à la dénomination commerciale de l’entreprise

Accessoire ne veut pas dire sans importance. En effet, les éléments accessoires à la dénomination commerciale sont essentiellement le logo de l’entreprise et sa « base line ». Inutile d’insister sur le fait qu’un logo ne peut être choisi au hasard. Pas plus, d’ailleurs, que la base line ou le slogan de l’entreprise qui en est la promesse ou l’engagement. Comme l’a écrit Camille Laurens, n’oublions pas que : 

On peut séduire n’importe qui avec des mots tracés pour lui sur une feuille de papier. 

Mais, cela suppose qu’on le fasse avec art.

Logo et base line doivent être en accord l’une avec l’autre. Par exemple, on peut difficilement choisir une couleur rouge pour le logo et simultanément inscrire en dessous un message de concorde universelle. Ces questions font précisément partie du coeur de métier d’un graphiste professionnel et on a tout intérêt à faire appel à l’un d’entre eux pour éviter tout risque d’incohérence graphique.

 

Le nom de l’entreprise

Souvent quand on réfléchit à la manière de présenter graphiquement la dénomination commerciale de l’entreprise avec ses éléments accessoires, à l’occasion justement du renouvellement du stock de papier en-tête de l’entreprise, on se rend compte que cette présentation a vieilli et n’est plus en phase avec le positionnement courant de l’entreprise.

Peut-être même, est arrivé le moment de changer son nom. Ce qu’on appelle le re-branding, en soit, n’est pas forcément problématique et peut, au contraire, contribuer à lui donner un nouvel élan.

 

Les deux principaux modes d’emploi d’une lettre d’entreprise

Modes d’emploi du papier à en-tête de l’entreprise

D’une manière générale, on emploie le papier à en-tête de l’entreprise soit dans le cadre de sa correspondance courante, soit dans le cadre d’opérations de marketing direct

Dans le premier cas, c’est le papier qu’on utilise, en particulier, pour répondre aux interrogations des clients, échanger des informations avec des fournisseurs ou des partenaires, et, plus prosaïquement, demander le paiement d’une livraison ou d’une commande.

Dans l’autre cas, c’est le papier qu’on utilise pour faire connaître, à différentes cibles, des actions commerciales conçues pour les séduire. Ce peut être des journées de ventes privées, des changements dans des conditions d’abonnements, etc. Naturellement, ces courriers sont d’autant plus efficaces qu’ils sont personnalisés.

 

Format et qualité du papier

Le format habituel du papier en-tête de l’entreprise est le format A4 et son épaisseur est de 80 gr/m2. Cela pour les échanges courants. Rappelons que le format A4 est la norme standard des envois postaux en Europe et que le 80 gr correspond à l’envoi de trois feuillets au tarif postal de base

Mais, pour les opérations commerciales, il est conseillé d’adopter une dimension, une qualité de papier et de finitions en fonction de la cible visée. 

A titre d’exemple, si la cible est une cible recherchant des produits de luxe, il est approprié de moduler les finitions de la partie imprimée du papier à en-tête de l’entreprise en fonction des caractéristiques de cette cible.

Parmi ces finitions, on peut choisir des finitions haut de gamme avec des dorures à chaud ou des vernis sélectifs. Et, bien évidemment, il convient d’associer ces finitions avec un papier de qualité supérieure comme un papier couché d’au moins 115 gr

Autrement dit, il est utile de prévoir plusieurs jeux de papier à en-tête de l’entreprise, suivant l’usage qu’on veut en faire.

 

En résumé

La réalisation du papier à en-tête de l’entreprise n’est donc pas une opération anodine. Elle nécessite une réflexion de type marketing. Cela dit, on peut toujours faire soi-même le papier en-tête de l’entreprise avec Word. En utilisant, si besoin est, un de ces nombreux logiciels de graphisme gratuits qui peuvent être téléchargés sur internet. 

Cependant, comme pour des cartes de visite, il est plus simple de le faire faire quand une rapide analyse de coûts met bien en évidence tous les avantages d’une impression de papier en-tête pas cher par une imprimerie en ligne qu’on a pris soin de bien choisir.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.