Quand on se plonge sur la question des mentions obligatoires devant figurer sur un document d’entreprise, on peut avoir rapidement le sentiment de devoir nager dans des eaux bien peu amicales, tant les cas de figure prévus, notamment, par le code du commerce ou par le code général des impôts sont nombreux.
Cependant, dès lors qu’on en comprend la logique, celle d’une information garantissant, a minima, la transparence des relations d’affaires et leur régularité au regard des lois, en général, les choses paraissent, d’emblée, beaucoup plus simples. Il faut ainsi distinguer les mentions suivant la nature de l’entreprise concernée, son mode de gestion et l’objet du document. Enfin, certains aspects formels sont également à prendre en considération.
Mentions obligatoires suivant la nature de l’entreprise
Mentions obligatoires générales
D’une manière générale, une entreprise doit indiquer sur tous ses documents les 7 mentions obligatoires suivantes :
- Sa dénomination sociale.
- Sa forme juridique.
- Le montant de son capital.
- Le numéro sous lequel elle a été enregistrée.
- Le lieu où cet enregistrement a été fait.
- L’adresse du siège social.
- Son numéro de TVA intracommunautaire.
Mentions obligatoires particulières ou dérogatoires
Toutefois, ces mentions peuvent varier suivant certaines particularités de la nature de l’entreprise. En effet, les 7 mentions obligatoires précitées concernent essentiellement les entreprises sous forme de SNC, SCS, SCA, SARL ou SE. On peut ainsi noter que :
- SA et SAS peuvent ne pas indiquer le montant de leur capital social, mais prennent le risque de recevoir, éventuellement, une injonction de le faire.
- Une société à capital variable doit le préciser nommément.
- Un entrepreneur individuel doit indiquer l’objet de son activité, la part de patrimoine qui lui est affecté, son nom précédé ou suivi de l’acronyme EIRL.
- Un auto-entrepreneur non assujetti à la TVA doit l’annoncer en reprenant la formule ci-après : TVA non applicable, article 293 B du CGI.
- Une micro-entreprise artisanale doit préciser la nature de son activité, mais également les limites de la couverture de son assurance et l’adresse de son assureur.
Modes de gestion et mentions obligatoires
La manière dont l’entreprise est gérée, indépendamment, de sa forme juridique a aussi une incidence sur les mentions obligatoires. Par exemple, il convient, notamment, lorsque le cas se présente, de dire que sa gestion est assurée :
- Dans le cadre d’une location gérance ou avec un gérant mandataire.
- Mais aussi le mode d’organisation choisi, s’agissant d’une SA, conseil de surveillance avec directoire ou conseil d’administration avec PDG.
- Ou encore, dans le cadre d’un contrat d’appui. Auquel cas, il faut signaler aussi le nom de l’entreprise d’appui, l’adresse de son siège social et son numéro d’immatriculation.
- Et, de même, si elle fait l’objet d’une procédure collective de liquidation judiciaire.
Mentions obligatoires selon l’objet des documents professionnels
Papier à en-tête
Le papier à en-tête est indispensable pour toute activité professionnelle. Même avec la dématérialisation des documents et la généralisation de la gestion électronique des données (GED), il faut toujours avoir du papier à en-tête dans un tiroir de son bureau ou dans le bac de son imprimante.
Cela dit, le papier à en-tête, en tant que document professionnel, doit naturellement comporter des mentions obligatoires. Il doit, notamment, faire figurer la dénomination sociale de l’entreprise, sa forme juridique, le cas échéant, le montant de son capital, l’adresse de son siège social, son numéro unique d’identification (SIREN), la mention RCS suivie du nom de la ville où elle est enregistrée.
Ce qui ne doit pas faire oublier qu’un papier à en-tête, ce n’est pas un document anodin. D’où d’autres obligations, certes, pas vraiment obligatoires, mais, ce qui est tout aussi important, liées à son statut d’outil de communication. Bref, un papier à en-tête, ça se travaille et il n’est pas inutile de se faire assister par un imprimeur professionnel.
Facture
Là, les mentions obligatoires et les règles formelles se multiplient. Pour la plupart, elles sont, d’ailleurs, définies par le code général des impôts. Outre les mentions habituelles à toute correspondance d’affaires, dénomination sociale, adresse du siège, etc., il faut ajouter, en particulier, le numéro de TVA intracommunautaire, les références de la facture et, bien sûr, les caractéristiques du produit ou du service vendu. Et bien d’autres éléments que détaillent les services gouvernementaux.
On peut distinguer, ici, les e-mails internes et les e-mails externes. Les premiers à la différence des seconds n’ont pas vocation à sortir de l’entreprise. De ce fait, hors mis les directives propres à l’entreprise, ils peuvent être rédigés et façonnés de la façon la plus libre qui soit.
Il n’en est, bien sûr, pas de même pour les e-mails adressés à l’extérieur de l’entreprise. Rappelons que ces e-mails, même avec une signature non certifiée, ont une valeur juridique certaine.
Document commercial
Par document commercial, il faut entendre flyers, dépliants, catalogues, etc. Ils ont aussi des mentions obligatoires qui leur sont propres. Si on prend, par exemple, le cas du flyer, celui-ci, entre autres, doit non seulement faire apparaître les mentions légales, déjà évoquées, dénomination sociale, numéro RCS, etc. mais aussi des mentions se rapportant à l’imprimeur du document et à ses conditions d’utilisation sur la voie publique. De sorte que, aux dispositions du code du commerce, s’ajoutent, de ce fait, celles du code de l’environnement.
Tampon
Il faut l’avouer, on l’utilise moins qu’autrefois. Mais, enfin, il existe toujours et, bien souvent encore, il s’avère très utile. En général, on y trouve la dénomination sociale, le numéro d’identification, suivi ou précédé du RCS, la forme juridique et, parfois, le nom du signataire.
Signalons, tout de même, qu’en tant que telle, la trace laissée par un tampon n’a pas de réelle valeur juridique, si elle n’est pas accompagnée d’une signature en bonne et due forme.
Formalisation des mentions obligatoires
Emplacement ?
Y-a-t-il un emplacement obligatoire pour imprimer des mentions légales sur un document professionnel ? La réponse est non. On peut faire ce qu’on veut.
Evidemment, on ne va pas mettre les dites mentions au beau milieu d’un texte ou d’une page. En général, on les répartit entre le haut-de-page et le pied-de-page, selon ce qu’on veut mettre en avant. Ce qui est le plus important, en haut, et le moins, en bas.
Taille ?
Y-a-t-il aussi une taille ou une police de caractère obligatoire ? La réponse est également non. Quoique ! Les mentions doivent être lisibles. Donc, l’impression des mentions légales dans des conditions qui les rendent illisibles est considérée comme n’ayant pas été faite.
Sanctions pénales ?
Une mauvaise impression des mentions légales n’est pas sans effets. Outre qu’elle contrevient à la transparence voulue par le législateur et peut laisser supposer une absence de régularité, elle peut également conduire à des sanctions pénales.
Et de fait, le non respect des mentions obligatoires à porter sur un document professionnel peut être sanctionné par une contravention de 4ème classe et une amende pouvant aller jusqu’à 750 €. Signalons, qu’en général, la sanction s’applique à chaque infraction constatée.
Ce qu’il faut retenir
Suivant ce que l’on veut faire, il est conseillé de se documenter précisément sur ce qu’il est obligatoire de mentionner et sur ce qui peut ne pas l’être. Les cas de figure, comme on vient de l’évoquer, sont finalement très nombreux.
D’autant qu’il convient de prendre en compte les spécificités propres à toutes les professions dites réglementées comme, par exemple, les agréments des professionnels de l’immobilier ou des taxis. Ceux-ci doivent, notamment, figurer, entre autres, sur les cartes de visite professionnelles.
Par ailleurs, aux mentions obligatoires légales, il ne faut pas craindre d’ajouter toute mention qui peut paraître utile. Citons, par exemple, les certifications environnementales ou normatives de type ISO.
Pour toutes ces raisons, le choix des mentions, leur emplacement, font partie de ces informations qui peuvent nécessiter l’assistance de graphistes professionnels et la sélection d’un imprimeur connaissant bien ces problématiques. D’où l’intérêt de s’adresser à un imprimeur, de préférence, installé en France.
