Tout travailleur, qu’il soit salarié ou indépendant, a intérêt à soigner sa communication professionnelle. C’est un objectif indispensable pour améliorer ses relations humaines dans le cadre du travail et faire preuve d’efficacité.

Découvrez ce qu’est une bonne communication professionnelle et quelle stratégie adopter pour la développer dans le temps.

 

Améliorer sa communication professionnelle : dans quel but ?

Vous doutez des avantages d’une bonne communication professionnelle ? Pourtant, c’est un pré-requis indispensable pour réussir dans son entreprise ou en tant que freelance.

Que vous souhaitiez améliorer vos relations de travail, développer votre société ou vous faire connaître, vous avez tout intérêt à peaufiner votre manière de communiquer.

 

Les avantages d’une bonne communication professionnelle

Voici les principaux bénéfices que vous retirerez d’une communication harmonieuse et fluide avec vos collaborateurs.

Etre plus efficace au travail

Impossible de le nier : bien communiquer est indispensable pour être productif. La communication est même un des enjeux directs de certains secteurs professionnels.

On pense au marketing, au management, aux métiers artistiques, aux métiers de la presse, aux relations publiques… Il n’y a pas que les postes de chargés de communication qui sont concernés.

En vérité, tous les secteurs professionnels nécessitent des qualités de communicant. Que ce soit pour interagir avec ses clients, ses fournisseurs ses collaborateurs, ses employés ou ses supérieurs, une bonne faculté de communication est un atout incontournable.

Elle vous permettra de progresser dans votre domaine et de tirer le meilleur parti de vos compétences.

 

Améliorer ses relations humaines

A moins d’exercer un métier vraiment solitaire, tout travailleur est régulièrement confronté à des tiers. Que ce soit en face-à-face, au téléphone, par mail, sur les réseaux sociaux…

Il est difficile d’échapper à la nécessité de parler avec autrui. C’est là qu’entrent en jeu les qualité de communicant qui sommeillent en chacun de nous.

Savoir interagir avec de tierces personnes est un atout aussi bien dans le secteur privé que professionnel. Cela vous permet de vous lier plus facilement avec les gens, et donc d’avoir des relations de travail agréables et saines.

Fini les conflits pour cause d’incompréhension ou de malentendu. De plus, progresser en tant que communicant permet d’être à l’aise à l’écrit aussi bien qu’à l’oral.

 

Etre reconnu à sa juste valeur

Il y a un autre intérêt à travailler sa faculté à bien communiquer. Vous connaissez sûrement au moins une personne dans votre entourage qui travaille très bien, mais que personne dans l’entreprise ne connaît/respecte vraiment.

Peut-être même est-ce votre cas ? C’est dur à admettre, mais il ne suffit pas d’être rigoureux, vif, investi et expert dans son domaine pour réussir.

Il vous faut savoir présenter votre travail à vos collègues ou à vos clients.

 

Et pour cela, pas de secret : vous devez pouvoir communiquer sur vos missions. Ayez bien conscience de ce fait : communiquer est vital pour être bien vu.

 

Les qualités à rechercher

Il est important de développer certaines qualités pour parvenir à faire passer vos messages de façon pertinente. Voici les principales compétences sur lesquelles vous devriez essayer de miser :

• L’empathie

Attention à ne pas confondre compassion et empathie. Vous ne devez pas vous mettre systématiquement à la place de votre interlocuteur et le plaindre en cas de déboires.

Cependant, vous devez susciter la sympathie en instaurant une relation d’égal à égal. Montrez à votre collaborateur que vous comprenez ce qu’il dit et que vous le prenez en compte dans votre discussion.

 

• La clarté

Rien de pire qu’un discours flou et mal organisé. Travaillez sur votre capacité à vous exprimer clairement et sans faire de fioritures.

Cela permettra d’éviter les malentendus et de faire passer intelligemment vos idées. La simplicité et la rigueur sont la clé d’un bon discours.

 

• La sérénité

Dans le cas des relations en général mais encore plus dans le cas des relations professionnelles, il est vital de ne pas être contrôlé par ses émotions. Ne laissez pas la colère, le stress ou l’agacement parasiter vos échanges.

L’archétype du mauvais communicant ? Celui qui laisse ses sentiments dicter son comportement et qui réagit en fonction de son humeur du jour.

 

• L’autorité

Eh oui, il faut faire preuve d’une certaine autorité pour être un bon communicant. En clair, vous ne devez pas vous laisser marcher sur les pieds.

Cela ne signifie pas qu’il faut interrompre son interlocuteur de manière abrupte. Toutefois, vous devez apprendre à vous affirmer dans une conversation pour être écouté.

 

 

« La communication consiste à comprendre celui qui écoute »

Jean-Pierre Abraham, écrivain français

 

Quelles sont les composantes de la communication professionnelle ?

Il existe de nombreux moyens de communiquer avec ses collaborateurs, notamment grâce à la vaste panoplie de moyens techniques. Chaque moyen de communication nécessite une manière particulière de s’exprimer.

Voyons cela en détail.

Les mails

Nous envoyons des dizaines, parfois même des centaines d’e-mails professionnels toutes les semaines. Pourtant, de nombreuses personnes ne savent pas comment s’exprimer convenablement à l’écrit.

Voilà les erreurs les plus communes à éviter dans vos conversations par mail :

• Les fautes d’orthographe

Qui n’a jamais reçu un mail truffé de fautes d’orthographe ? Cela donne immédiatement une image non-professionnelle.

Même si l’écriture n’est pas votre tasse de thé, vous devez impérativement faire un effort pour améliorer votre orthographe. Un simple correcteur orthographique vous évitera bien des erreurs communes.

De plus, même si vous êtes bon en orthographe, relisez-vous impérativement avant l’envoi d’un mail pour éliminer les fautes de frappe. C’est une chose que nous avons tendance à zapper, pressés comme nous sommes dans notre vie professionnelle.

Si vous vous sentez vraiment au-dessous du niveau requis, n’hésitez pas à suivre une formation pour progresser en orthographe, comme celle du projet Voltaire par exemple.

 

• Les mails sans objet

Voici un autre fléau de la communication professionnelle. Il n’y a rien de plus exaspérant que de recevoir des mails sans objets.

Cela les rend difficiles à trier et à organiser pour l’expéditeur de votre message. Il est prouvé que vous avez beaucoup plus de chances d’obtenir une réponse à votre mail si son objet est clair et concis.

De même, soyez très explicite dans votre mail. Qu’attendez-vous de votre interlocuteur ? Est-ce une demande de rendez-vous, un besoin d’assistance technique, un service que vous sollicitez ?

 

• Des formules de politesse mal utilisées

Il est tout aussi important de maîtriser les formules de politesse dans vos mail. La langue française est riche et variée : elle propose de nombreuses formules de politesse adaptées à chaque interlocuteur.

Retenez que dans le doute, il vaut mieux être un peu trop formel que pas assez. Rien de pire que de froisser quelqu’un en étant trop familier. Vous risquez de paraître grossier et beaucoup trop détendu dans votre travail.

 

Les messages et appels téléphoniques

Les appels téléphoniques sont extrêmement courants dans le cadre du travail. Ils sont privilégiés dans deux cas :

1. la demande est urgente et ne peut pas attendre la réponse à un mail ;

2. la demande est complexe et/ou nécessite des éclaircissements.

Dans tous les cas, respectez quelques règles de base pour un appel professionnel réussi. Présentez-vous systématiquement au début de chaque appel (prénom, nom, entreprise, service) et demandez la même chose de votre interlocuteur.

Concentrez-vous uniquement sur la conversation en cours (on évite d’écouter d’une oreille et d’envoyer des mails en même temps…). Laissez des temps de pause suffisants pour que votre interlocuteur puisse s’exprimer librement.

Prenez de quoi noter pour ne pas oublier des informations importantes. Enfin, ne bâclez pas la fin de la communication et saluez poliment avant que votre interlocuteur raccroche.

 

Le cas des messages texte est un peu plus complexe. On les emploie généralement assez peu dans le contexte du travail.

Ils peuvent être employés en cas de demande urgente ou d’impossibilité de parler (si vous êtes à une conférence ou une réunion par exemple). Le ton des textos est généralement peu formel, mais rappelez-vous que vous n’êtes pas en train de parler à un ami.

Privilégiez des phrases courtes et évitez les émoticones qui font peu professionnel.

 

Les visio-conférences

Les visio-conférences sont assez répandues dans le contexte professionnel. Pour donner l’impression que vous êtes quelqu’un de sérieux et de courtois, il y a certaines règles de savoir-vivre à respecter.

Tout d’abord, veillez à prévoir cinq minutes de délai pour vous connecter (cela vous permettra d’éviter les retard dus à des problèmes techniques). Installez-vous dans un endroit calme où vous êtes sûr de ne pas être dérangé et portez une tenue professionnelle.

 

 

On a tous en tête le cliché du cadre en télétravail en chemise… et en caleçon ! Déclinez votre identité dès le début de la conférence et écoutez les autres faire de même.

Enfin, ne monopolisez pas la conversation et désactivez votre microphone lorsque vous ne parlez pas pour éviter les bruits parasites.

 

Les médias sociaux 

De nombreuses entreprises apprécient les médias sociaux pour communiquer au sein du groupe. Cela permet d’éviter l’envoi massif de mails et de donner un caractère plus fluide et plus informel aux conversations.

Les réseaux sociaux les plus utilisés dans ce cadre sont WhatsApp et Slack. Ces plate-formes de messageries sont très efficaces, mais veillez à respectez les codes en vigueur lorsque vous arrivez dans une nouvelle entreprise.

Les blagues, les émoticones et les conversations-fleuve ne sont pas toujours les bienvenus !

 

Les sites et applications de gestions de projet

Certaines sociétés, notamment dans le milieu du web, communiquent à l’aide de sites et applications de gestions de projet. On pense par exemple à  Trello, Asana, Redmine…

Dans ces cas précis, la règle d’or est : faites simple. Si vous devez laisser un commentaire sur une tâche, soyez le plus concis et le plus bref possible. Vous avez l’autorisation d’éliminer toutes les formules de salutation et les formules de politesse.

 

Les entretiens physiques

Enfin, la communication professionnelle passe aussi bien sûr par les rencontres en tête-à-tête. Ces dernières ne posent aucun problème à certains mais peuvent gêner et mettre mal à l’aise d’autres.

Tout dépend de votre aisance à l’oral et de votre confiance en vous. Bien sûr, vous n’allez pas vous révéler par miracle être un excellent orateur par si vous êtes timide et que vous détestez parler en public.

Mais rassurez-vous : il y a de nombreuses astuces à adopter pour être convaincant devant un public ou en face-à-face.

 

• Sourire

Probablement le meilleur conseil ! Etre avenant et souriant est la base d’une communication ouverte et agréable.

Votre interlocuteur accorde une grande importance à votre communication non-verbale, même si il ne s’en rend pas forcément compte. Faites donc attention à l’impression générale que vous dégagez et ne vous renfermez pas sur vous-même. 

 

• S’exprimer posément et clairement

Ne vous lancez pas dans des monologues interminables et faites des pauses entre vos phrases. Pour montrer que vous avez confiance en vous et en ce que vous dites, utilisez un ton engageant et affirmé.

Cela incitera votre interlocuteur à vous écouter avec attention. Bannissez le plus possible le jargon de vos phrases, sauf si vous êtes sûr de parler à quelqu’un qui utilise les mêmes expressions et qui travaille dans le même secteur professionnel.

 

• Ne pas être passif

De plus, il est bon de ne pas juste acquiescer en réponse à une conversation. Rappelez-vous qu’il s’agit d’un échange qui inclut au minimum deux personnes, souvent plus.

Ne soyez donc pas passif et posez des questions supplémentaires afin de montrer votre curiosité et votre ouverture d’esprit. En mettant fin à l’entretien, n’hésitez pas à laisser votre carte de visite pour signaler que vous souhaitez que cet échange ait de nouveau lieu.

 

Les cas particuliers de la communication professionnelle

Certains cas nécessitent d’adapter sa manière de communiquer. Il est par exemple plus difficile d’adapter son discours à des subordonnés ou à des collègues qui ne parlent pas la même langue que vous.

Communiquer en tant que supérieur hiérarchique

Manager une équipe implique d’être encore plus scrupuleux dans ses relations professionnelles. Que ce soit pour établir un plan de communication, faire un point avec vos équipes ou simplement donner des directives, vous n’avez pas droit à l’erreur. Gardez toujours ces points en tête :

• Soyez positif

La fameuse histoire de la carotte et du bâton… Même si il est parfois indispensable de recadrer vos collaborateurs, ne perdez pas de vue l’importance de rester positif.

Les encouragements et les félicitations sont indispensables pour conserver le moral de votre équipe au beau fixe. Ne restez pas bloqué sur le négatif et insistez sur les bonnes choses qu’accomplissent vos employés.

Ainsi, vous vous attirerez à la fois la sympathie et le respect.

 

• Restez à l’écoute et disponible

Ce n’est pas toujours facile de trouver le temps de communiquer avec tout le monde dans un quotidien professionnel surchargé. Pourtant, il est vital de rester disponible pour discuter en cas de besoin.

Vos collaborateurs doivent sentir qu’ils peuvent vous demander un entretien et que vous accepterez de les recevoir dans un délai assez court. Bien sûr, les échanges en face-à-face sont à privilégier, mais ne négligez pas non plus les autres moyens de communication (mails, messages, appels téléphoniques…).

 

• Gérez calmement les situations de crise

Un des gros enjeux de la communication professionnelle consiste à savoir gérer les situations compliquées. Une dispute entre vos collaborateurs, un désaccord entre un client et un employé, des problèmes de restructuration au sein de l’équipe…

Le manager doit assumer son rôle de juge et d’arbitre. Pour cela, il doit montrer à travers ses discours et son attitude qu’il reste posé, juste et compréhensif.

 

 

« La communication requiert 25% du temps du dirigeant »

Chester Barnard, manager et auteur d’un best-seller américain

 

La communication professionnelle avec des collaborateurs étrangers

De nos jours, il est fréquent de travailler avec des collègues venus d’autres pays, parfois même d’autres continents.

Une question de langue…

Bien sûr, la barrière de la langue est un des points les plus importants. Si vous ne vous sentez pas à l’aise, n’hésitez pas à prendre des cours pour améliorer votre niveau.

Parlez-en à votre supérieur qui comprendra certainement l’intérêt de cette formation. En effet, Google Traduction et Reverso sont des sites de traduction bien pratiques… mais qui ne sont pas infaillibles.

On connaît tous ces histoires de traductions complètement ratées dans le milieu publicitaire ! Sans aller jusque là, faire des erreurs de traduction peut être préjudiciable dans votre vie professionnelle. Le manque de compréhension entraîne une baisse de performance dans le travail.

 

… mais aussi de culture

Il n’y a pas que la barrière de la langue : prendre en compte la culture et le mode de vie de l’autre est indispensable. Selon les pays, les personnes n’ont pas les mêmes codes sociaux et pas les mêmes formules de politesse.

Montrez que vous êtes respectueux en apprenant les us et coutumes de vos collaborateurs venus d’ailleurs. C’est enrichissant et cela vous aidera à mieux vous comprendre dans le cadre du travail. Ce serait dommage de ruiner vos relations pour une simple mésentente culturelle.

La communication professionnelle est un travail de tous les instants. Comme elle implique des êtres humains, elle est variable en fonction de votre interlocuteur, du contexte et de la situation. Ne soyez pas inquiet si vous mettez du temps à vous approprier les codes : vous serez de plus en plus sûr de vous au fur et à mesure.